Pourquoi centraliser notre information?

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J’ai vécu plusieurs cas où le principe de centraliser les données n’avait pas été fait et j’ai vu tous les problèmes que cela pouvait occasionner.

Mon premier cas est une entreprise de Montréal qui oeuvre dans le domaine de la construction. Je suis allé les rencontrer un après-midi de février il y a deux ans. Je suis arrivé dans une grande salle dotée d’une grande table, trois personnes y étaient déjà assises. Il y avait un seul document sur la grande table. On me dit:

  • M. Darac?

Je réponds par l’affirmative.

  • Vous êtes ici pour ce document.

En voulant faire une blague, je demande quel crime avait-il fait.

  • Il a changé six fois de main et on a chargé 8 000,00$ de moins au client,  car on s’est trompé de version, pouvez-vous nous aider?

On a alors jasé du travail en commun et des avantages à travailler sur le même document dans le nuage, c’est à ce moment précis que j’ai réalisé l’immense défi que les doublons occasionnent.

L’autre cas est une entreprise dans le domaine des arts employant une vingtaine de personnes. On m’a expliqué que

  • Les courriels sont gérés avec Apple
  • Les documents sont hébergés par Dropbox
  • Le CRM est avec Insightly
  • Les envois de masse sont relayés avec Mailchimp
  • La gestion de projets est assurée Trello
  • La comptabilité est réalisée avec Acomba
  • Les sondages sont faits Survey monkey
  • … Et que la feuille de temps est sur un autre logiciel

Je leur ai alors demandé pourquoi j’étais là et on me répondit:  “Rien ne se parle! On a de l’information partout; le nouvel employé qui arrive s’arrache les cheveux de sur la tête à apprendre tout cela et à savoir où est l’information.”

On m’explique souvent dans mes formations chez Zoho et Google qu’une entreprise en général gravite autour d’une dizaine d’applications et que le défi est que tout se parle afin de ne pas entrer en double de l’information.

On peut ensuite automatiser les opérations, car quand tout est centralisé et communique, ça devient un jeu d’enfant d’établir des règles et des procédures.

Il m’est apparu évident que de centraliser permet, sans l’ombre d’un doute,

  1. De sauver du temps
  2. Des économies d’argent
  3. L’automatisation

En terminant, je sais que ce processus n’est pas toujours évident, car une entreprise prend souvent de l’ampleur, ajoute des applications pour palier à des situations et n’a pas toujours le temps de réfléchir à comment tout ça va faire pour se parler.  On ne prendra généralement que le temps de régler les problèmes dans l’immédiat…

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Eddie Darac

Vice-Pésident et Directeur du développement

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