Les éditeurs ont développé une multitude de logiciels de comptabilité. Certains d’entre eux sont devenus des références pour leurs fonctionnalités très complètes, mais aussi pour leur capacité à s’adapter à certaines conditions comme l’accessibilité depuis n’importe quel terminal à tout moment.
Au Canada
CIEL est le logiciel de comptabilité le plus utilisé au Canada et partout ailleurs. Cet outil est adapté aux petites entreprises et artisans. Il s’agit d’une solution hébergée en interne. C’est aussi le cas de QuickBooks qui inclut des fonctionnalités supplémentaires comme la gestion de la paie. Ce logiciel propose une version en ligne : QuickBooks Online. Beaucoup de chefs d’entreprise se tournent aussi vers Xero. Très complet, différents modules peuvent venir s’additionner pour le connecter par exemple à d’autres applications.
Au Québec
Au Québec, les logiciels comptables en version française ont la cote à l’instar de Zoho Books. Cet outil en ligne est de plus en plus sollicité pour sa facilité d’utilisation, mais aussi pour ses nombreux modèles de formulaires de transaction et de rapports. Édité par la même entreprise que CIEL, Sage 50 est une référence auprès des PME francophones au Québec. Ce logiciel comptable permet la comptabilité générale et la comptabilité analytique. Le même éditeur propose une version cloud, Sage One, avec des fonctionnalités supplémentaires comme l’importation automatique des transactions du compte bancaire. Des entreprises québecoises utilisent aussi Acomba pour leur tenue de compte, mais aussi pour la gestion d’inventaire. Il peut en outre être connecté à d’autres logiciels comme un outil CRM.
Pourquoi utiliser un logiciel de comptabilité ?
S’équiper d’un logiciel présente de nombreux avantages aussi bien pour le travailleur indépendant, que pour une TPE (Très Petite Entreprise), une PME (Petite et Moyenne Entreprise) qu’une société de plus grande envergure.
Tenue de comptes
Le logiciel de comptabilité permet un meilleur suivi des recettes et des dépenses, des créances et des dettes.
Réduction du risque d’erreur
La saisie des écritures comptables se fait sur des journaux déjà paramétrés. Tous les totaux sont calculés automatiquement et en cas d’anomalie, l’opérateur de saisie ne peut pas fermer le journal, permettant ainsi de réduire les risques d’erreur.
Gain de temps
Les tâches manuelles se limitent à la saisie des écritures comptables et à quelques paramétrages. Le reste des travaux comptables est réalisé automatiquement, ce qui permet aux services comptables et administratifs de gagner un temps précieux.
Aide à la prise de décision
Un logiciel de comptabilité est indispensable dans l’analyse comptable et financière d’une entreprise. Il réalise automatiquement le calcul de certains indicateurs indispensables à la prise de décision comme le seuil de rentabilité.
Meilleure gestion des comptes débiteurs
Se doter d’un tel outil permet d’avoir une meilleure visibilité sur ses créances et de relancer les clients débiteurs. Ce logiciel réduit ainsi les risques de comptes en souffrance.
Création d’états financiers consolidés
Les états financiers consolidés s’adressent à des sociétés qui gèrent plusieurs établissements. Ce bilan consolidé est indispensable pour répondre à des obligations légales ou des besoins en interne. Un logiciel comptable dispose de fonctionnalités permettant de générer ce type d’état financier.
Les étapes pour choisir son logiciel
Choisir un logiciel comptable n’est pas une chose aisée. Face à la multitude de solutions proposées sur le marché, il est néanmoins possible d’affiner son choix et de trouver le meilleur logiciel en tenant compte de différents points.
Connaître ses obligations comptables
Toute entreprise se doit de tenir des comptes conformes à ses activités, conserver les pièces justificatives et déposer les comptes annuels. Elle doit s’acquitter d’autres engagements comptables suivant son régime d’imposition qui n’est pas le même pour une microentreprise et une grande entreprise par exemple. Il faudra alors intégrer un outil adapté à la taille de son entreprise. Le choix d’un logiciel en mesure d’intégrer et de restituer toutes les données comptables et de faciliter la tâche d’un expert-comptable est à privilégier.
Définir ses besoins suivant certains paramètres
Le bon logiciel comptabilité doit pouvoir répondre à certains besoins et spécificités de l’entreprise. Parmi les points à considérer figurent :
Demander l’avis de son expert-comptable
Un expert-comptable est plus à même d’orienter une entreprise vers l’outil adapté à son profil et à ses besoins.
Prévoir les besoins de demain
Il faut voir grand et se tourner vers un logiciel en mesure d’évoluer à mesure que votre entreprise se développe et ainsi éviter de chercher une nouvelle solution en cours de route.
Procéder à des tests
Avant d’opter pour un logiciel donné, il faut prendre le temps de tester différentes options. Beaucoup d’éditeurs proposent d’ailleurs une version d’essai de leur produit. Il est aussi possible de se référer aux démonstrations pour avoir une meilleure idée du fonctionnement d’un outil.
Est-il relié à votre système CRM ?
Un outil CRM est essentiel pour une bonne gestion de la relation client. Il est indispensable pour collecter les données clients utiles pour des campagnes marketing efficaces. Il peut être intéressant de le connecter à votre logiciel de comptabilité. Cette fonctionnalité permet de centraliser certaines tâches comptables comme l’envoi de devis et de factures.
Les types de logiciels de comptabilité
Les logiciels de comptabilité se déclinent en différentes versions qui présentent toutes des avantages et des limites.
Un logiciel hébergé sur votre serveur
On parle ici de logiciel on-premise, qui signifie sur site. L’outil recourt donc à un serveur de l’entreprise qui acquiert alors une licence. Internet n’est pas utile pour accéder aux données, mais elles ne peuvent être consultées que sur des appareils spécifiques. En plus de l’achat du logiciel, il faut prévoir des frais supplémentaires pour la mise à jour. Sage 50, QuickBooks et Acomba sont des logiciels on-premise.
Un logiciel cloud ou SaaS
Le logiciel est hébergé à distance, sur des clouds – des serveurs externes appartenant à l’éditeur — et ne requiert aucune mise à jour. Cette solution SaaS pour Software as a Service s’adresse aux chefs d’entreprise qui doivent consulter en permanence et où qu’ils se trouvent les données comptables. Ce type d’outil en ligne est accessible sous forme d’abonnement et une connexion à internet est nécessaire. Parmi les logiciels de comptabilité en ligne les plus utilisés figurent Xero, Kashoo, Sage One, QuickBooks Online, Freshbooks et Zoho Books.
Un Logiciel gratuit
Il existe également des outils gratuits qui s’adressent davantage aux micro-entrepreneurs et aux indépendants. Si certains permettent une gestion simple des dépenses et des factures, d’autres solutions peuvent intégrer des modules supplémentaires comme la comptabilité analytique et la déclaration de TPS et de TVQ.
Les fonctions de base d’un logiciel de comptabilité
Tout logiciel de comptabilité digne de ce nom doit permettre :
Les fonctions avancées d’un logiciel de comptabilité
Un outil de comptabilité peut également intégrer d’autres fonctionnalités comme la préparation de la paie et la production d’analyses détaillées. Certains logiciels répondent aux besoins d’un secteur d’activité donné. Un restaurant requiert par exemple un système qui permet le suivi des stocks, de faire un inventaire de base, d’établir des états financiers, etc.
Conclusion
Un logiciel comptable est indispensable pour toute entreprise, quels que soient sa taille et son secteur d’activité. C’est un outil de choix qui accompagne toute société dans son développement.
S’il existe sur le marché des systèmes gratuits dotés de fonctionnalités simples, des outils plus performants payants et intégrants de nombreux modules permettant l’intégration d’autres logiciels ont fait leur apparition sur le marché.
Se rapprocher d’un professionnel peut être judicieux pour trouver la solution répondant à vos besoins.
